Newsletter Coût/Bénéfice N°52, 8 février 2005
« Le temps compte-t-il autant que l’argent dans un Business Case ?
L’équation la plus usitée dans une analyse de business case est « Temps =Argent », où les bénéfices = (temps épargné)* (le coût du travail). Cependant, utiliser à l’aveuglette cette équation peut avoir pour conséquence une surestimation importante des bénéfices.
- Si une nouvelle application de software permet d’épargner une demi-heure de votre temps chaque jour, à quelle somme d’argent équivaut l’économie réalisée ?
- Une semaine supplémentaire de formation implique que les employés voient leur efficacité augmentée de 10%. Quel est, en termes de bénéfice pour le business case, l’équivalent de ce gain de 10% du temps dans le travail des employés ? Ce gain compense-t-il le coût d’investissement qu’a représenté la formation ?
- Un simple processus de demande de prêt montre que les employés de banque n’ont besoin pour cette tâche que de sept heures, au lieu des huit heures faites auparavant (ce qui représente un gain de temps de 12,5%). Cela signifie-t-il que le bénéfice économique réalisé revient à faire une économie de 12,5% sur leurs salaires et les frais généraux ?
De telles questions sont fréquentes, car l’équation la plus employée dans l’analyse de business case est la suivante : « Temps = Argent », où
Bénéfices = (temps épargné)*(le coût du travail)
Cependant, utiliser cette équation les yeux fermés peut conduire à sérieusement surestimer les bénéfices. Il y a quelques années, nous travaillions pour une grande banque commerciale qui envisageait de mettre en place le type de demande de prêt que l’on a mentionné ci-dessus.
Voici les données brutes (les hypothèses) que l’on a rassemblées pour ce calcul:
- Nombre d’employés chargés du prêt et de vendeurs dans l’ensemble du pays : 1 040
- Salaire annuel moyen plus frais généraux : 45 000$
- Temps épargné : une heure de travail par jour ouvré= épargne de 12,5% du temps de travail
Bénéfices = (1 040)* (45 000$)*(12,5%) = 5 850 000$
Peut-on réellement espérer obtenir une telle somme? La banque sera-t-elle en mesure de constater réellement des épargnes ? A ces questions on peut répondre oui, à condition que l’auteur du business case montre de manière convaincante que les gains de temps se transforment en productivité, à hauteur de la valeur calculée. Dans le cas de cette banque, le directeur des IT a démontré de manière sensée que les préposés au prêt et les vendeurs utiliseraient leur heure supplémentaire pour engager de nouveaux prêts et vendre davantage de services financiers.
Néanmoins, il arrive aussi que la formule temps-égale-argent repose sur de faibles bases. L’exemple classique est l’application software ou l’étendue d’un système opérationnel qui épargne à ses utilisateurs 60 minutes par mois, en comparaison de l’ancienne version. Cela revient à peu près à 0,6% du temps de travail. Pour un employé, qui, disons, coûte à l’entreprise, 60 000$ de salaire annuel et de frais administratifs, la formule montre que le bénéfice est de 375$ par an – assez, peut-être, pour rembourser la licence nominative d’utilisation du software, les modifications mises à part. Multiplions ce genre d’économies au sein d’une entreprise, avec 20 000 utilisateurs d’ordinateurs, et le bénéfice apparent sera augmenté d’autant.
Mais a-t-on affaire ici à un bénéfice « réel » qui mériterait de se voir attribuer une ligne dans le tableau des flux de trésorerie du business case ? Oui, à condition que les usagers parviennent à changer leur 0,6% de temps supplémentaire (environ 3 minutes par jour) en gain de productivité. Cela serait sans doute difficile à démontrer pour un grand nombre d’organisations.
Je ne veux pas faire preuve ici de cynisme, mais de prudence. Il est probablement judicieux d’accorder une attention particulière aux coûts d’exploitation et d’opérer ainsi à chaque fois que l’on constate un changement important dans les flux ou dans les méthodes. Néanmoins, l’équation « temps=argent » apparaît chaque jour dans des centaines d’outils en ligne concernant le « RSI » et de brochures publicitaires, qui sont censés –ce n’est un secret pour personne- vendre quelque chose en réalisant un dossier financier sur le produit. On devrait avoir en tête l’hypothèse « cachée » à chaque fois que l’on tente d’estimer la valeur des gains de temps : le temps ainsi épargné sera-t-il réellement transformé en gain de productivité ? Si tel est le cas, cela en vaut-il réellement la peine ?
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