Comment expliquer l’échec des business case ?
Les business case peuvent généralement échouer pour l’une des deux raisons suivantes : soit ils sont accueillis avec scepticisme ou froideur par les managers et ratent alors leur objectif premier : l’obtention de fonds, par exemple. Ou bien ils échouent, lorsque la proposition ou le projet est réalisé, mais que les coûts et bénéfices se révèlent très différents des estimations avancées par le business case.
Selon nous, ces deux formes d’échecs sont très souvent le résultat d’un même problème de départ.
La première cause pourrait être désignée comme étant le « manque de mémoire ». Nombreuses sont les organisations qui ne conservent pas et n’utilisent pas l’expérience tirée d’anciens exercices de business case pour améliorer leurs efforts actuels.
Le problème est, qu’un business case dans un environnement complexe, nécessite probablement des jugements arbitraires et subjectifs (lorsqu’il s’agit de répartir les coûts, ou d’évaluer les bénéfices, par exemple). Il se peut que le business case ait besoin de faire appel à des données ou à des informations nouvelles, qui n’existent pas dans les budgets actuels, les plans d’entreprise ou les états financiers. Très vraisemblablement, il aura besoin de modèles de coûts et bénéfices taillés de telle sorte qu’ils conviennent à l’action ou à l’acquisition en discussion (le but étant de déterminer ce qui relève de l’analyse et ce qui n’en relève pas). Il peut être très difficile de faire face à ces exigences, lorsque l’on travaille sur son premier business case sans aucun lien avec des dossiers antérieurs, même si l’on a recours aux meilleures méthodes et aux meilleurs experts.
Ces conditions deviennent moins pesantes si elles sont avalisées et de plus en plus affinées, au fur et à mesure des cycles d’analyse et d’exécution de business case. Les données et résultats vont changer d’un business case à l’autre, mais la méthodologie devrait rester la même, voire s’améliorer sans cesse.
C’est également la manière la plus efficace de repousser le scepticisme et d’augmenter la crédibilité du projet. On peut tester et juger un business case sur plusieurs points, mais voici les deux plus importants :
- En termes de méthodologie
Les critiques pourraient dirent :
« Vous avez choisi vos éléments de coûts et bénéfices de façon partiale »
« L’ampleur de la couverture était inadaptée »
« Vous avez accordé trop de crédit aux bénéfices doux »
« Vos données sont incorrectes, dépassées, ou incomplètes »
« Le TRI n’est pas un calcul approprié pour ce genre de scénario »
- En termes d’analyse
Les critiques pourraient dirent :
« Le flux des avantages nécessite une plus longue rampe de lancement ou une plus longue durée d’apprentissage »
« On n’a pas accordé assez de poids aux facteurs de risques »
« L’estimation des gains est bien trop optimiste »
La personne qui présente le business case va, il est clair, devoir batailler ferme si elle doit expliquer, vendre ou défendre à la fois la méthodologie et l’analyse. La méthodologie ne doit cependant pas représenter un gros problème si elle a été établie, expliquée, améliorée et acceptée, rodée au fur et à mesure des précédents exercices de business case.
La deuxième raison qui pourrait expliquer l’échec des business case est liée à la nature particulière du business case financier, si on le compare à des objets familiers comme les budgets, les rapports comptables et les plans d’entreprise. Ces derniers ont une définition beaucoup plus claire et sont bien plus faciles à comprendre grâce à leur gabarit et leur contenu.
Néanmoins, beaucoup d’hommes d’affaires peinent encore à saisir toute l’imprécision du terme business case. Faire une demande de business case est aussi simple que de réclamer une lettre de motivation : libre à vous d’en définir la structure et d’en choisir le contenu. Que le résultat soit ou non concluant dépend de votre habileté à raconter une histoire convaincante, à l’appui d’une logique et de faits irréfutables. Cela fait peser une lourde responsabilité et des exigences particulières sur le concepteur du business case- une responsabilité qui est souvent sous-estimée. Voici quelques particularités du business case auxquelles on devrait accorder davantage d’attention :
- Quand on élabore un business case pour répondre à la question « quelles seront les conséquences financières si l’on choisit X ou Y ? », on doit fonder le business case sur les modifications des coûts et bénéfices incrémentiels, c’est-à-dire les impacts financiers spécialement dus à l’action ou l’acquisition que l’on étudie. Inversement, les budgets, les rapports comptables et les plans d’entreprise reposent tous sur des chiffres globaux d’entrées et de sorties. Dans un scénario de business case, les valeurs incrémentielles doivent reposer sur un scénario en cours, du type « dossier de base » ou « affaire courante », afin d’avoir un élément de comparaison.
- Les business case, tout du moins ceux qui ont partie liée avec des technologies d’information, de communication et des modifications d’infrastructure, dépassent le cadre des frontières : frontières organisationnelles, niveaux de management, distinctions fonctionnelles, et catégories budgétaires (budget d’exploitation contre budget d’équipement, par exemple). Par conséquent, on devra trier avec soin toutes les contributions apportées, par les différentes parties intéressées, au contenu du business case.
- Définir le sujet du business case ne permet pas de déterminer entièrement quels éléments de coûts et bénéfices inclure. Il faudra construire un modèle de coûts et bénéfices spécialement adapté au scénario que l’on étudie.
- Il arrive que le business case ait à traiter des conséquences quantifiables aussi bien que des conséquences non-quantifiables des coûts et bénéfices. Le scénario en question peut très bien anticiper les contributions qui seront considérées comme importantes au vu des objectifs financiers, auxquels on ne peut assigner de manière satisfaisante un montant en dollars.
Pour plus d’informations sur la façon d’aborder ces besoins particuliers du business case, reportez-vous au Livre blanc de Solution Matrix, que vous pouvez télécharger gratuitement depuis la page Livre blanc de Solution Matrix Ltd. Vous trouverez également des détails sur ce sujet à la page Le Guide du Business Case.
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